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LES CONSEILS INTERNET

I. De l'utilisation du Web - II. La messagerie électronique - III. Comment gérer l'information

La messagerie électronique
Le mail - Envoyez-moi ça par internet !

Le mail, email, encore appelé courriel en français est une sorte de super fax des temps modernes. Il a révolutionné notre façon de communiquer au quotidien, mais il est encore trop souvent mal utilisé. Voici quelques pistes qui vous permettront d'en tirer meilleur profit.

Tout d'abord, sachez que le mail et internet n'ont absolument rien à voir l'un avec l'autre, à la seule nuance près que son utilisation nécessite une connexion à un fournisseur d'accès internet. En fait, l'amalgame vient avant tout du fait que la plupart des gens consulte leur messagerie via internet, c'est à dire en utilisant une interface web, c'est ce que l'on appelle le webmail. Nous verrons plus tard qu'il existe d'autres façons de procéder.

Sans rentrer dans les détails de l'utilisation du courriel (pour plus d'informations, je vous invite à suivre les liens donnés plus bas), quelques astuces sont tout de même bonnes à rappeler. La première concerne le choix de l'adresse mail, où aller ? La plupart d'entre nous, lorsque nous souscrivons un abonnement à un fournisseur d'accès, utilise l'adresse fournit par son FAI (Fournisseur d'Accès Internet). C'est en général la première erreur... En effet, cette méthode suppose que vous perdiez votre adresse en cas de changement de FAI... et donc une grande partie de vos contacts. La meilleure stratégie consiste donc à choisir un fournisseur d'adresses électroniques gratuit. Les meilleurs fournisseurs et les plus sûr sont Laposte, Yahoo et Google (Gmail). Evitez hotmail si vous ne souhaitez pas vous retrouver avec une boite pleine de spam et de virus.

Une autre astuce, souvent méconnue : les webmails vous permettent de rediriger vos différentes adresses, un peu comme un transfert d'appel. Cette fonction est vraiment très utile lorsque vous disposez de plusieurs comptes puisqu'elle vous évite de vous logger pour chaque adresse afin de consulter vos mails. Pour y avoir accès, il faut vous rendre dans les préférences ou options de votre compte.

Si vous souhaitez en savoir plus sur l'utilisation du mail et comment en tirer réellement profit, un excellent site y est consacré : Arobase.

Le mail 2 - Le classement et le carnet d'adresse

Tout comme la navigation web et la gestion de vos signets, les mails demandent une attention toute particulière dans leur classement. En effet, à mesure que vous vous familiariserez avec ce mode de communication, le nombre de mails à traiter dans votre journée sera croissant. Il n'est pas rare, dans le cadre de son travail de recevoir 50 ou 60 mails par jour ! Aussi, il devient crucial de mettre de l'ordre dans tout cela dès le départ.

Sans proposer de recette miracle, une bonne façon de trier vos mails est de créer des dossiers (travail, personnel, newsletters...) et sous-dossiers (clients, prestataires, M. Dupont...) selon leur catégorie. De cette manière vous pourrez suivre aisément vos fils de discussion ou revenir sur des mails antérieurs pour vérifier vos informations.

De plus, les webmails vous permettent de faire le tri automatiquement pour vous. Ainsi vous pouvez directement aller dans votre dossier travail pour voir si une réponse urgente est arrivée sans vous perdre dans vos newsletter ou vos courrier personnels pour ce faire.

Mais le mail est surtout directement interactif avec votre carnet d'adresse et cela vous ouvre de nouvelles possibilités. Par exemple lorsque vous envoyez régulièrement des mails à un groupe de personnes, sachez que plutôt que de taper à chaque fois les adresses de ces personnes, vous pouvez créer une fois pour toutes une liste de diffusion, il vous suffira alors ensuite de taper dans "destinataire" par exemple "groupe_de_travail" et toutes les adresses y seront insérées.

Un petit mot au passage sur la copie cachée. Lorsque vous entrez l'adresse d'un destinataire, vous avez le choix de l'insérer dans le champ "à", "cc" ou "cci". "à" permet d'envoyer le courrier au destinataire et à son intention, "cc" permet d'envoyer une copie du message à un autre destinataire sans le cacher au premier et "cci" permet quant à lui de cacher cette copie au destinataire initial. Or, cette fonction est très importante, si elle est très utilisée dans les entreprises à des fins inavouables, elle l'est malheureusement beaucoup moins dans la vie de tous les jours... Pourtant lorsque vous envoyez vos voeux de fin d'année par exemple, vos contacts professionnels pourraient voir et à juste titre d'un très mauvais oeil que leur adresse mail soit visible de tous vos interlocuteurs. Dans ce cas de figure, il est alors judicieux d'utiliser le champ "cci" pour y mettre tous vos destinataires et le champ "à" pour y mettre votre propre adresse mail. Ainsi vous respecterez la confidentialité de vos envois groupés.

La messagerie électronique recèle d'astuces qui vous facilitent la vie au quotidien, aussi le site Arobase vous apportera toutes les réponses à vos questions de façon exhaustive.

Le mail 3 - Le client de messagerie : en finir avec le web

Le webmail c'est bien mais fastidieux. Se connecter plusieurs fois par jour pour vérifier ses mails n'est en effet pas des plus confortables... On oublie souvent qu'il existe ce que l'on appelle des "clients mail", le plus connus sans doute étant Outlook Express.

Travailler avec un client mail est pourtant d'un très grand confort face au webmail, surtout à l'heure où l'ordinateur portable et le wifi dominent le marché. Les avantages de ce mode de gestion sont nombreux, plus besoin de vous connecter sur une page internet pour aller consulter l'arrivée de vos nouveaux mails, vous êtes prévenus de leur arrivée instantanément. Votre carnet d'adresses est directement disponible sur votre ordinateur en permanence, vous disposez d'un espace de stockage limité seulement par la taille de votre disque dur, vous pouvez jongler entre plusieurs comptes mails, disposer de modes de classement automatique...

Pour faire vos premiers pas sur Outlook, vous pouvez visiter cette page, elle vous donnera les bases pour configurer ces logiciels et en tirer le meilleur profit.